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ワークフローシステムのメリット9つ！内部統制やBCP対策にもおすすめ
「DX推進にワークフローシステムがおすすめと聞くけれど、なぜなのだろうか…」「ワークフローシステムを導入しておくとどのようなメリットがあるのだろうか…」と気になっていませんか？
ワークフローシステムは申請・承認業務を効率化するためのシステムと認識されていますが、さまざまなメリットをもたらすものです。
今回はワークフローシステムのメリットを9つご紹介します。内部統制やBCP対策にご興味がある方にも記事をお読み頂ければ幸いです。
その前に、ワークフローシステムとは何かを知りたい方は下記の記事をお読みください。 関連記事：『ワークフローシステムとは？主な機能と効果、導入方法まで徹底解説！』
ワークフローシステムのメリット①業務効率化
ワークフローシステムで承認フローを回せば業務効率化を図れます。なぜなら、申請・承認の各ステップで関係者にタスクを割り当てることができるためです。
ワークフローシステムを導入すれば、直列型、並列型、条件分岐型、マトリックス型、指名型など、さまざまなフローで申請・承認が行えるようになります。
例えば、プロジェクトの予算について各部門から承認を得たい場合、ワークフローシステムを利用すれば並列型で同時依頼ができます。
紙ベースの申請では、各部門に書類を回さなければなりません。また、各部門に申請書を渡しに行かなければなりません。このような負担は、ワークフローシステム上で申請・承認することで軽減できます。
直列型、並列型、条件分岐型、マトリックス型、指名型など、承認フローについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『【図で解説】承認フローの見直しで業務効率化！改善方法を解説！』
ワークフローシステムのメリット②申請・承認の進捗状況の把握
ワークフローシステムには、申請・承認管理機能が搭載されているため、いつでも承認状況を把握できます。
「申請が誰で止まっているのか？」「申請・承認が遅れている理由はどこにあるのだろうか？」を確認できます。
申請・承認管理機能で進捗状況がわかれば「申請書を見てくれました？」「申請書が回ってきていないけれど、どこで止まっているか知っている？」など聞く必要もありません。
煩わしい稟議や決裁の際に、申請・承認の進捗状況がわからないとストレスになります。
しかし、ワークフローシステムを導入すれば進捗状況を随時確認できるようになり、ストレスをなることもありません。
ワークフローシステムのメリット③ヒューマンエラーの防止
ワークフローシステムは、申請書を作成する上で起きやすいヒューマンエラーを防止できます。
申請書の作成では「数字」「日付」「名前やID」の入力ミスが起きやすいです。また、請求書や見積書では、同じデータを二度打ちする重複入力も起きたり、合計金額の計算ミスが起きたりします。
このようなヒューマンエラーは、ワークフローシステムで便利な申請フォームを作成することで解決できます。
例えば、フォームの入力スタイルをプルダウンにしたり、デォルト値を設定したりしておけば、データ入力の負担を軽減できるでしょう。チェック機能があるシステムを利用すればより安心です。
ワークフローシステムのメリット④意思決定スピードの向上
ワークフローシステムにデータを蓄積することができます。データを分析することで、社内全体の傾向を把握することが可能です。
一般的なワークフローシステムの場合は、申請・承認に関する情報（担当者・遅延発生率・承認速度）などを把握できるものが多く「申請・承認のボトルネックになっているのはどこか？」を特定できます。
高度なワークフローシステムの場合は、より複雑なデータを分析が可能です。
例えば、営業支援の情報（テレアポ率・コネクト率・商談化率・契約率）などを把握できます。ワークフローシステムのダッシュボードを使用して、一目で状況を把握できるようにしておけば、意思決定スピードを上げられます。
ワークフローシステムのメリット⑤内部統制できる
ワークフローシステムは内部統制にもおすすめです。
内部統制とは、企業（または組織）に不正行為がなく、健全に運営される仕組みをいいます。
ワークフローシステムが内部統制に役立つ理由は「申請業務の標準化」と「申請・承認履歴の管理」です。
ワークフローシステムで、申請フォームと承認フローを定めておけば申請業務を標準化できます。申請業務を標準化すればミスの発生を減らせます。
また、ワークフローシステムには監査証跡の自動記録を利用すれば「いつ」「どのデバイスで」「誰が」「何を記録したか」を確認することが可能です。そのため、企業（または組織）で不正行為があった場合に調査することができます。
ワークフローシステムのメリット⑥テレワークに対応できる
ワークフローシステムはPC、スマートフォン、タブレットで使用することができます。つまり、ワークフローシステムを活用してオンライン上で申請・承認が行える状態にすれば、テレワーク環境が整備できます。
企業がテレワークを導入する場合、紙ベースによる承認、対面による承認は行えません。
申請・承認のためにオフィスに出社をする企業も存在しますが非効率な方法です。このような問題も、ワークフローシステムを活用してオンライン上で申請・承認を行えば解決できます。
繰り返しになりますが、ワークフローシステムであれば、申請・承認の進捗状況を把握できるため「申請が誰で止まっているのか？」「申請・承認が遅れている理由はどこにあるのだろうか？」と疑問に思うこともありません。
ワークフローシステムのメリット⑦ペーパーレス・脱ハンコ
ワークフローシステムは、オンライン上で申請・承認を行うためのシステムです。承認印も電子印鑑となるため、申請書類を印刷して承認印（判子）を押してもらう必要がありません。
ワークフローシステムで申請書のペーパーレス化を実現すれば、紙代金・印刷代金、保管スペース代金・郵送代金が削減できます。
近年、世界でSDGsの取り組みが注目を浴びていますが、ペーパーレス化を実現すればエコフレンドリーな企業として評価されます。
ワークフローシステムのメリット⑧セキュリティ体制の整備
ワークフローシステムを上手く活用すれば、セキュリティを強化できます。 例えば、紙ベースで申請・承認を行っている場合は紛失・盗難リスクが高いです。
個人情報や機密情報が記載されている書類が外部に流出すると大きなトラブルに発展します。社外で書類を紛失した場合は、第三者に情報が洩れて不正利用されてしまうかもしれません。
また、紙の書類ではアクセス管理が難しいです。申請書を「いつ」「どこで」「誰が見たのか？」を監視することができません。そのため、書類の閲覧を許可していない人に見られたり、複製されたりしても気づくことはできません。
書類の内容を改竄されても気づくことはできないでしょう。このような問題もワークフローシステムの監査証跡機能やアクセス権限機能を活用すれば対策できます。 データ通信暗号化されているシステムを利用すれば、より強固なセキュリティ体制を整備できます。
ワークフローシステムのメリット⑨BCP対策
ワークフローシステムを利用すれば、BCP対策ができます。
BCP対策とは事業継続計画といい、自然災害や大火災など緊急事態に遭遇した場合でも、事業が継続できるように対策することです。
紙ベースで書類を保管している場合、自然災害や大火災に失われてしまいます。
しかし、ワークフローシステムにデータ保存しておきバックアップを取得するなど対策しておけばすぐに復旧できます。
大企業はBCP対策に取り組まれていますが、中小企業は約3割しか取り組まれていません。そのため、不測の事態に備えてBCP対策をしておくことをおすすめします。
ワークフローシステムの導入時の注意点
ワークフローシステムには、さまざまなメリットがあります。
しかし、ワークフローシステムを導入後に安定稼働させられた場合の話です。
ワークフローシステム導入に失敗してしまわないように注意してください。
ワークフローシステム導入の失敗事例には、次のようなものがあります。
- 業務プロセスの洗い出し、整理、改善をせずにワークフローシステムを導入した
- 現場の業務プロセスと合わないワークフローシステムを導入した
- 多機能なワークフローシステムを導入して操作が複雑で使いこなせなかった
- ワークフローシステムのトレーニング環境を整備できなかった
- 機能を追加依頼したら予算オーバーになった
- 既存システムと連携できなかった
- ベンダーからセキュリティの提案を受けなかった
失敗を防ぐためには「料金プランの確認」「信頼できるベンダー探し」「サポート依頼」「無料トライアル体験」が欠かせません。
そのため、気になるワークフローシステムがあれば、お問い合わせをしてみてください。
まとめ
ワークフローシステムを上手く活用できれば、9つのメリットが得られます。
- 業務効率化
- 申請・承認の進捗状況の把握
- ヒューマンエラーの防止
- 意思決定スピードの向上
- 内部統制できる
- テレワークに対応できる
- ペーパーレス・脱ハンコ
- セキュリティ体制の整備
- BCP対策
さまざまなメリットが得られるため、これを機会にワークフローシステムを導入してみてください。