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ワークフローアプリで意思決定スピードを上げよう！選び方を紹介
申請・承認業務を円滑に行い生産性を上げたいけれど、ワークフローアプリはどれを使うべきなのだろうとお悩みを抱えていませんか？導入前にワークフローアプリとは何か、製品の選び方まで理解しておくと自社に合う製品を導入できるようになります。
今回はワークフローアプリについて解説します。この記事では、ワークフローアプリの選び方をご紹介しているため、製品を選ぶ前に一度読んでみてください。
ワークフローアプリとは
ワークフローアプリは、業務上で必要な申請・承認、決裁を効率化するためのアプリです。
PCだけでなく、スマホやタブレットでアプリを利用できるため、外出先や出張先、自宅から申請・承認ができるようになります。
近年、自社オリジナルのワークフローアプリがノーコード／ローコードで作れるツールが注目を浴びています。
ワークフローアプリのメリット
ワークフローアプリには6つのメリットがあります。
決裁スピードを上げられる
ワークフローアプリを利用すれば、申請書のエラーチェックができ、申請書の入力ミスや不備を発見してもらえます。
申請前に入力ミスや不備を発見できるため、承認者からの差し戻し頻度を減るでしょう。
また、ユーザーが一度入力した個人情報を記録して、自動入力できるようにすれば申請書作成の負担を軽減できます。
PCだけでなくスマホで申請・承認できるようにすることで、決裁スピードを上げられます。
決裁スピードを上げる方法は、ワークフローアプリを活用する方法以外にもあるため、気になる方は下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『決裁スピードを高めるには？大手企業・中小企業の事例を踏まえて解説！』
申請・承認状況を把握できる
ワークフローアプリを活用すれば、申請・承認状況を一元管理できます。つまり、承認者は承認待ちの申請を一覧で見ることができ、承認作業が楽に行えるようになります。
一方で、申請者は申請状況をWeb上で確認できて、どこで申請が止まっているか確認することが可能です。そのため、申請状況がわからないとストレスを感じずに済みます。
申請経路を自由に設計できる
ワークフローアプリを活用すれば、申請経路（承認フロー）を自由に設計できます。
紙ベースの申請・承認では、「申請者→上長→部長→決裁」という直列型の承認しかできません。
しかし、ワークフローアプリを活用すれば、複数名での同時承認や代理承認などができるようになります。 職位コードなどを紐づけておけば、人事異動の際にメンテナンスをせずに、そのままワークフローアプリが使用できます。
申請経路（承認フロー）のパターンについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『【図で解説】承認フローの見直しで業務効率化！改善方法を解説！』
働き方改革ができる
ワークフローアプリを活用すれば、ペーパーレス化や脱ハンコができて働き方改革できます。
現場で作業して報告書を作成するためにオフィスに戻る必要がありません。なぜなら、現場で作業した報告書をスマホで入力できるためです。このような働き方改革を行えば、従業員満足度も上げられるでしょう。 また、リモートワークの導入も容易になります。
BCP対策ができる
クラウドのワークフローアプリを活用すれば、データをクラウド上に保存できます。
クラウド上にデータがあるため、地震や火災など災害が発生してもデータが破損することもありません。事前に復旧方法を把握しておけば、災害発生後も通常通りの営業ができるようになります。
紙ベースで申請・承認をしていた場合、クラウドのワークフローアプリに移行すればBCP対策ができます。
セキュリティ対策ができる
ワークフローアプリを活用すれば、書類紛失や情報漏洩を防ぐことができます。なぜなら、クラウドサーバー上にデータを保存できて、閲覧権限を付与できるためです。
紙ベースの申請・承認の場合、閲覧権限を付与できないため、他の人に申請内容がみられてしまう可能性があります。
また、書類を紛失してしまうことがあるでしょう。滅多にないかもしれませんが、書類の複製、改竄をされても気づくことができません。
しかし、ワークフローアプリを使用すれば、データ履歴を残すことができるため、書類の複製、改竄に気付くことができます。 ワークフローアプリを活用する場合は、データを脅威アクターから保護するための取り組み（エンタープライズセキュリティ）をすることをおすすめします。
関連記事：『エンタープライズセキュリティとは？8つの対策方法について解説！』
ワークフローアプリの選び方\
ワークフローアプリで意思決定スピードを上げて、ビジネス競争力を高める場合、アプリの定着が欠かせません。そのため、自社に見合うワークフローアプリを選びましょう。ここでは、定着させるためのワークフローアプリの選び方をご紹介します。
料金を確認する
ワークフローアプリの料金は製品で異なりますが、「初期費用」「月額料金」「カスタマイズ代金」の３つに分類できます。
ワークフローアプリ導入前に料金を確認し忘れてしまうと、カスタマイズを追加で依頼したら予算オーバーしてしまうことがあります。そのため、自社の要望を満たしたワークフローアプリが予算内で使えるか確認してください。
信頼できるベンダーを探す
ワークフローアプリを定着させたい場合、信頼できるベンダーを探すようにしましょう。
信頼できるベンダーを探せば「自社の要望を満たしたワークフローアプリを開発したい」「ワークフローアプリのトレーニングをしたい」などを相談できます。 またワークフローアプリの操作方法に悩んだ際にもサポートが受けられます。
ベンダーがセキュリティ面も考慮してくれるため、ワークフローを導入する前に、ぜひベンダーの話を聞いてみてください。
無料トライアルで体験する
ワークフローアプリは無理なく使いこなせるものを導入することが大切です。そのため、ワークフローアプリを導入する前に無料トライアルを体験してみてください。社内のIT管理者が使いこなせるアプリを導入すれば、定着させられます。
ワークフローアプリ「consentFlow」
ワークフローアプリ「consentFlow」は、自社に合ったワークフローアプリを開発できるツールです。
大きな特徴は、ローコード／プロコードでアプリを開発できることです。
ITが苦手な方でもワークフローアプリが開発できるように、テンプレートをご用意しています。 プログラミング知識がないけれどアプリ開発したい方は、ローコード開発できます。
また、エンジニアの方はプロコード開発することも可能です。 「自社の要件を満たしたワークフローアプリを開発したいけれど予算がかかる」「ローコードツールで制約を受けて開発できない」などの悩みを解決するためにワークフローアプリ「consentFlow」を提供し始めました。
ワークフローアプリをお探しで、気になる方はワークフローアプリ「consentFlow」の無料トライアルを体験してみてください。
＞＞ワークフローアプリ「consentFlow」の無料トライアルはコチラ
まとめ
ワークフローアプリは、業務上で必要な申請・承認、決裁を効率化するためのアプリです。
申請・承認業務を円滑にして意思決定スピードを上げることができます。また、働き方改革やBCP対策、セキュリティ対策もできます。このような効果を見込むためには、社内で定着するワークフローアプリを選ぶことが大切です。そのため、ワークフローアプリを導入する前に「予算」「ベンダー」「操作性」は確認しておきましょう。
ワークフローアプリを導入したいけれど、どれがよいかわからないとお悩みを抱えている方は、ぜひお気軽にご相談ください。お客様の要望を聞いた上で、どのようなアプリが最適かをアドバイスさせていただきます。