ワークフローシステムとは？主な機能と効果、導入方法まで徹底解説！

ブログ

ブログ一覧に戻る

投稿日: 2024.10.17

豆知識

「ワークフローシステムを検討しているけど、投資に見合う効果が得られるか不安だ…」「自社に合うワークフローをどのように探せばよいかわからない…」などのお悩みを抱えていませんか？そこで、今回はワークフローシステムについて解説します。

この記事では、ワークフローシステムで得られる効果から導入方法までご紹介しているため、システム導入検討時にお役立てください。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請や承認、決裁をスムーズに行うためのシステムです。

申請や承認、差し戻しなどステップごとに、関係者に通知を送ることができます。

また、ワークフローシステム内で、申請・承認がどこで止まっているかを確認することも可能です。そのため、申請・承認の手続きが円滑に行えるようになります。

また、指定フォーマットに入力するため、申請内容の不備を減らすことも可能です。

「申請内容に不備があり、申請に時間を費やしてしまう」「申請・承認の進捗状況を把握できずにモヤモヤする」「申請・承認のスピードが遅い」などのお悩みを抱えている方におすすめのシステムです。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの主な機能を6つご紹介します。ここでご紹介する機能は必須のものです。

ワークフロー設計機能

申請から承認までの流れ（承認フロー）を設計する機能で、直接承認や並列承認、条件分岐などの複雑なフローを設計できます。

承認者に対して所属コード、職位コードなどを設定することで、人事異動や組織改編後に適切な人をアサインさせることも可能です。

また、代理承認者やグループ承認を設定できるシステムもあります。

フォーム作成機能

ユーザーが申請フォーマットを簡単に作成できるようにエディターが提供されています。

昨今ではローコード開発によりドラッグ＆ドロップで直感的に申請フォーマットを作成することが可能なものが主流となります多。

また、ExcelやWordのフォーマットを取り込めるもの、豊富なフォームテンプレートが用意されているものなどがあります。

督促メール機能

申請後に承認者・決裁者が一定期間アクションを起こさなかった場合、催促メールを自動で送る機能です。

システム管理者が設定した「日数」「送信日時」を基に、アクションを起こさない人にリマインダーを送ることができるため、「申請・承認はどうなっていますか？」のフォローアップが不要です。

権限設定

「誰がどのような申請書にアクセスできるのか？」「誰がどのような処理できるのか？」の権限を設定できます。適切に権限設定することで、情報漏洩や不正を防止できます。

また、起案者、申請者、承認者のうち、申請書の作成・変更ができるのは誰かを細かく設定出来ることも重要です。

監査証跡機能

「誰が」「いつ」「どのような変更（判断）をしたのか」」を記録に残す機能です。業務プロセスの追跡ができるため、不正行為や誤操作が発生した場合でも、その原因を特定することが可能になります。

例えば、業務プロセスの途中で申請内容が変更された場合、変更を行ったユーザーや日時を把握できるため内部統制やコンプライアンス強化に対応できます。

他システムとの連携機能

ワークフローシステムと他のシステムを連携させることで業務効率化やヒューマンエラーの防止ができます。

例えば、ワークフローシステムと会計システムを連携させれば、経費精算をした後に、その仕訳を会計システムに反映できます。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを活用すると4つのメリットが得られます。

業務効率化

ワークフローシステムを活用して申請・承認すれば、業務効率化が図れます。なぜなら、会社規定のフォーマットで申請・承認することで、記入ミスや手戻りを減らすことができるためです。

また、ワークフローシステムとRPAを連携させれば、申請内容が間違っていないか外部システムと連携し自動でチェックできます。

例えば、交通費の計算が正しいかどうかを自動チェックすれば、業務効率を大幅に上げられます。

交通費の自動計算ができるアプリ開発については、下記の記事で詳しく解説しています。

決裁時間の短縮

ワークフローシステムは、申請・承認を円滑に進めるためのものです。

例えば、並行承認であれば、同時に複数名から承認をもらえます。このような承認フローは書類では行えません。

申請・承認とステップが移動した際に、担当者に通知されます。

また、承認期限が近づくとリマインダーが送られるため、承認が滞りなく進行できます。

ワークフローシステムはPCだけでなく、モバイルやタブレットで使用することも可能です。そのため、承認者の外出中、出張中でもスマホから承認、決裁ができます。

内部統制の強化

ワークフローシステムを使用すれば、全ての業務がルールに沿って行われるようになります。そのため、部門や担当者による業務のバラツキがなくなり、手続きの一貫性が保てます。

また、ユーザーごとにアクセス権限が設定すれば、不正行為を防止することも可能です。

監査証跡の記録により「いつ」「どこで」「だれが」の履歴も残せるため、コンプライアンス強化したい方におすすめです。

ペーパーレス化

ワークフローシステムで業務プロセスをデジタル化すれば、オンライン上で申請や承認が行えるようになります。

オンラインであれば、紙の申請書や承認書を印刷して配布する必要がありません。つまり、印刷にかかる紙、インク、郵送費などのコストを削減できます。

紙の書類のように紛失や盗難リスクもなく、災害時もデータをバックアップ取得できるようになります。

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムのデメリットはコストがかかることです。

ワークフローシステムのコストには「直接的コスト」と「間接的コスト」があります。

直接的コストは、ライセンス料やカスタマイズ費用、インフラの整備代などです。一方で、間接的コストは従業員のトレーニング代などが該当します。

ワークフローシステムが定着すれば、業務効率化、コンプライアンス強化など、さまざまなメリットが得られますが、定着するまで負担になることを踏まえて導入しましょう。

ワークフローシステムの導入方法

自社に合ったワークフローシステムの導入方法は7STEPです。

1.導入目的を明確にする

まずは、ワークフローシステムの導入目的を明確にします。導入目的を明確にするために、現在の業務プロセスにおける問題を洗い出してみましょう。

例えば、「申請内容に不備が多い」「処理業務が多く効率が悪い」を洗い出した上で、どのような状態にしたいかを決めます。

目標を設定する場合は、効果測定できるように「申請ミスをゼロにする」「承認時間を30％短縮する」など、定量的なものを設定しましょう。

すべての目的を一度に叶えることは難しいため、優先順位をつけておきます。

2.ワークフロー化したい業務を洗い出す

次に、ワークフロー化したい業務を洗い出します。

定期的に発生する業務などをリストアップし、どの業務がどのような手順で進行しているのかを確認します。

各手順で誰が担当しているのか、どの部門が関与しているかを確認した上で、ワークフロー化に適しているかを検討しましょう。

関係者にインタビューして「承認待ちが長い」「ミスが多発する」「情報共有が遅れている」「手動での作業が多い」と聞く部分から改善すると効果が得られやすいです。

3.ワークフローシステムの利用範囲を決める

次にワークフローシステムの利用範囲を決めます。

全社的にワークフローシステムを導入するのか、一部の部門や特定の業務に限定して利用するのかを決めます。

また、それに伴い、自社が求めるワークフローシステムの機能を明確にしておきましょう。

4.ワークフローシステム導入担当者を決める

ワークフロー導入を円滑に進めるために、担当者（またはプロジェクトチーム）を決めましょう。

業務フローに精通したメンバーやシステム運用の経験があるメンバーを含めることで、ワークフローが定着しやすくなります。

5.運用体制を決める

システム導入後の運用体制を事前に整えておきます。システムの保守・改修を行う担当者、従業員への教育を行う担当者を決めておきましょう。

また、ワークフローシステムでトラブルが発生した際の対応フローも設定しておくと安定した運営ができます。

6.要件定義する

1～5でまとめた内容をもとに要件を明確にします。ワークフローシステムに欲しい機能、カスタマイズ性、他システムとの連携、セキュリティ要件など、具体的なニーズを定めておきます。

要件定義しておくことで、ワークフロー選定がしやすくなります。

例えば、社内にエンジニアが1人もいない場合はノーコードのワークフローシステムを導入した方がよいでしょう。

一方で、社内にエンジニアがいて、業務改革（DX）を行いたいと検討している方は、ローコード・プロコードのハイブリッド開発できるワークフローシステムの導入がおすすめです。

このように、要件定義することで、どのようなシステムを導入すべきかが明らかにできます。

7.ワークフローシステムを比較して導入する

要件定義に従って、自社に合ったワークフローシステムを契約しましょう。

ワークフローシステムを比較する際は、9つの項目をチェックすることをおすすめします。

必要な機能が揃っているか
業務別にカスタマイズすることができるか
ERPやCRM、会計ソフトなどと連携することができるか
使いやすいワークフローシステムであるか
スマートフォンやタブレットからアクセスできるか
予算内で使用できるか
データの暗号化、アクセス制限、バックアップ機能など万全のセキュリティ体制か
各国の法令や業界基準に準拠しているか
サポート内容が充実しているか

【豆知識】ワークフローシステムの最新動向

IT技術は進化していますが、ワークフローシステムも変化してきています。

例えば、AI搭載型のワークフローシステムやハイブリッド開発が可能なワークフローシステムが登場してきました。

これまで、プログラムの知識がない方でも業務アプリが開発できるノーコード/ローコードが注目を浴びていましたが、AIでプログラムコードを書いたり、ローコードで作ったものをプロコードで改修したりできるようになってきています。

つまり、自社の高度な要件を満たすアプリが作れるようになってきました。

ノーコード/ローコードの制約を受けたくない方は、このようなワークフローシステムを導入することをおすすめします。

ちなみに、consentFlowであれば、ローコード・プロコードの両方で開発できます。

弊社では、このようなアプリ開発手法を「ハイブリッド開発」と呼んでいます。

ハイブリッド開発に関しては、下記の記事で詳しく解説しています。

関連記事：『ローコードとプロコードを活用したハイブリッド開発のススメ』

まとめ