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休職申請を電子化しよう！休職申請アプリの開発方法まで解説！
従業員の健康管理が高まり、休職制度を設ける企業が増えてきています。
しかし、休職制度を設けても従業員に利用してもらわなければ意味がありません。従業員が申請する際に負担だと感じるようであれば、休職制度は利用されないでしょう。
そこで、弊社がおすすめしているのが、休職申請の電子化です。ここでは、休職申請アプリを簡単に開発する方法をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
休職申請とは
休職申請とは、病気や怪我、個人的な事由により就労が困難になり休職する際に行う申請です。
休職は法律で定められていないため、会社により取り扱い方が異なり、就業規則にて規定されているのが一般的です。
そして、休職するためには上司に相談した上で申請書を作成し、休職申請を行います。休職の理由が病気や怪我の場合は主治医の診断書も提出してもらい、療養期間を決めます。
休職申請の課題
従業員のメンタルヘルスが注目されるようになり、休職制度を設ける企業が増えてきましたが、次のような課題が発生しがちです。
- 休職制度が利用されない
- 申請手続きが負担となる
- 承認漏れが発生する
- 書類紛失による情報漏洩が発生する
- データ活用が困難になる
ここでは、各課題について詳しく解説します。
休職制度が利用されない
休職制度を用意しても、従業員に利用されなければ意味がありません。
休職制度は、次のような理由で利用されにくくなっています。
- 休職制度の対象条件、手続き方法が十分に説明されていない
- 鬱病などで休職したいけれど上司に相談しにくい
- 復職時にサポートしてもらえるのか不安がある
従業員に退職されないように、このような課題を解決して休職制度を利用してもらうようにしましょう。
申請手続きが負担となる
休職制度を利用するために申請書提出のために出社を求めれば理的・身体的ストレスがかかり、メンタルヘルス不調の従業員の体調が悪化する恐れがあります。
休職申請手続きをするために出社を強いられた従業員が気力を失い、その後の連絡を断つという事態が発生することもあります。
このような問題を防止するために、休職申請手続きを簡単に行えるようにしておきましょう。
承認漏れが発生する
休職申請をしたにも関わらず、上司や人事担当者の承認漏れが発生すると、申請者はストレスに感じます。手続きが円滑に進まない場合、不安が増幅します。
「どこで申請が止まっているのだろう…」と手続き状況が把握できなければ不安が増幅します。
そして、信頼関係が崩壊してしまうのです。そのため、このようなトラブルが発生しないように、申請状況を 可視化しておきましょう。
書類紛失による情報漏洩が発生する
休職申請書を紙ベースで保管しておくと紛失してしまう恐れがあります。
休職に関する情報はデリケートなため情報漏洩はあってはなりません。
また、休職申請書が手元にないと休職者の復帰時に適切なフォローができなくなります。復職手続きを進める上で混乱を招けば、休職者は不安になってしまいます。
データ活用が困難になる
休職申請書を紙ベースで保管しておくと、分析が行えなくなります。休職者情報や休職理由を分析するために、手作業でデータを入力し直す必要が出てきて面倒です。
どの部署で休職する人が多いのか、どの世代の求職者が多いのかを洗い出すことができなければ職場改善できません。
近年、人材採用しにくくなってきているため、休職理由を分析して対策することをおすすめします。
休職申請の課題を解決する方法
休職申請の課題は手続きの電子化で解説できます。各課題の解決方法を見ておきましょう。
休職制度を周知する
休職制度を利用してもらうためには、休職条件や休職期間を明らかにした上で就業規則に記載しておくことが大切です。
そして、社内アプリの中に「休職申請アプリ」があることを説明しておけば制度を利用してもらいやすくなります。
休職申請アプリで申請する方法であれば、鬱病などで休職したいけれど上司に相談しにくいなどのハードルを下げられます。
申請手続きを簡単にする
休職申請書に何を書けばよいのだろうかと悩む人がいますが、休職申請アプリで選択式にしておけば、申請手続きの負担が軽減できます。
休職申請アプリであれば、PCやスマホ、タブレットから申請が可能です。休職申請のためにオフィスに出社する必要なく心理的負担も減らせます。
申請・承認の状況を可視化する
休職申請手続きの申請・承認の状況を可視化できるようにしておけば「どこで申請手続きが止まっているのだろうか？」「いつ承認されるのだろうか？」と不安を軽減できます。
休職申請アプリを開発すれば、申請・承認の状況を把握できます。そして、アプリ上で相手にメッセージを送付することも可能です。
データ管理を強化する
休職申請アプリでデータを一元管理すれば、休職申請書の紛失、破損などの心配がありません。
休職申請の内容を閲覧できる人を限定するために、権限付与すれば情報が漏洩するのを防げます。
休職申請アプリでデータを一元管理しておけば、諸手続きや復職する際のフォローもしやすくなります。
データ分析する
休職申請アプリでデータを一元管理しておけば、エクセルにはき出してデータ分析できるようになります。どの部署で休職する人が多いのか、どの世代の求職者が多いのかを洗い出して職場改善できるようになります。
休職申請アプリの開発方法
休職申請は電子化すると便利です。ローコードツールの登場で休職申請アプリは簡単に開発できるようになりました。 ここでは、休職申請アプリの開発方法をご紹介します。
1.ワークフローを設計する
どのような申請・承認の流れにするか設計していきます。 キャンパスに承認フロー図を作成するだけで、コードを生成できます。
2.フォームを作成する
パネルツールをクリック＆ドロップしてフォームを作成いていきます。
3.ワークフローとフォームのコードを連携する
以上です。とても簡単に作成できるため、ぜひ体験してみてください。
まとめ
休職申請とは、病気や怪我、個人的な事由により就労が困難になり休職する際に行う申請です。
従業員のメンタルヘルスが注目されるようになり、休職制度を設ける企業が増えてきましたが、申請手続きが負担となるなど制度が利用されにくくなっています。そのため、休職申請アプリを開発して、手続きを電子化すると良いでしょう。
休職申請アプリはとても簡単に開発できるため、ぜひトライしてみてください。