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ワークフローの作り方!便利なエクセルやワークフローシステムも紹介
「ワークフローを作成すると、どのようなメリットがあるのだろうか…？」「関係者に業務を理解してもらうためには、どのようなワークフローを作成すべきなのだろうか…？」と悩んでいませんか？
しかし、ワークフローのコツを押さえれば、誰でも簡単に作成できるためご安心ください。今回はワークフローの作り方をご紹介します。
ワークフローとは
ワークフローとは、業務の一連の流れをいいます。 組織で働くと1人で完結できる業務は少なく、他のメンバーとの連携が欠かせません。
- 誰が業務を始めるのか
- 誰が承認するのか
- 誰が処理するのか
複数人が関わる業務についてルール、流れを決めておくことで生産性を上げていけます。 例えば、経費申請業務を見てみましょう。
担当者が備品を10万円で購入したい場合は、経費申請書を作成して部門長の承認を得ます。そして、受付担当者が承認、処理手続きするのが一般的な流れです。
このように、ワークフロー作成しておくと業務を停滞させずに済みます。
ワークフローが必要な場面
経費申請業務を例にあげましたが、1人で完結できる業務は少ないです。次のような場面でもワークフローが必要になります。
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関連部署 |
業務一覧 |
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経理 |
出張精算、経費精算、物品購入、支払依頼など |
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人事 |
有給休暇申請、ハラスメント相談、辞令、職場復帰支援など |
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営業 |
見積書、販促品購入、受注報告、クレーム報告、新規取引先登録など |
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情報システム |
ソフトウェア導入、機器廃棄、VPN利用申請、業務用携帯支給など |
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購買 |
購買手配、発注書、取引先登録依頼、支払依頼など |
※上記に記載されている業務は一部です。
ワークフローを作成するメリット
ワークフローを作成するメリットは3つあります。
業務プロセスを可視化できる
ワークフローを作成することで、業務の一連の流れを把握できるようになります。
- 業務プロセスに関与している人
- 使用している書類
- 業務プロセスの流れ
業務プロセスを可視化できれば、無駄なプロセスがないかを調べられるようになります。また、従業員が退職して業務の引き継ぎがない場合でも、新しい人に指導できるようになります。
業務の理解を深められる
ワークフローを作成すると業務の理解を深められます。
自分のタスクだけでなく
- 誰が業務に関与しているのか
- どのような流れなのか
- どのような書類を使用するのか
など全体を把握しておくことで生産性を上げることができます。異なる部署の仕事を理解するためにワークフローを見れば相互理解にも役立ちます。
社内連携しやすくなる
ワークフローを作成しておくことで、やり取りがスムーズになります。
なぜなら、ワークフローによりルールを設けることで責任が芽生えるためです。
業務に関与している人について理解しようと思えるようになり、相手が業務しやすいようにパスを回せるようになります。
ワークフローの作り方
ワークフローは4STEPで作成します。
- 目的を決める
- 業務プロセスを洗い出す
- ワークフロー図を作成する
- ワークフローの説明をする
ここでは、各手順について詳しく解説します。
目的を決める
まずは、ワークフローを作成する目的を決めます。
例えば、稟議が通るのに時間がかかり、ライバル店より入荷が遅くなるという課題を解決したい場合は、ワークフローを作成してどこに問題があるかを突き止めていきます。
また、関税業務を担当する事務員が短期間で離職してしまう理由を突き止めたいという場合も、ワークフローを作成してどこに問題があるかを突き止めていきます。
なぜ、ワークフローを作成するのかを明確して、従業員から協力が得られるようにしましょう。
業務プロセスを洗い出す
ワークフローを作成する目的を明確にしたら、関係者から情報収集して業務プロセスを洗い出していきます。
- 業務の一連の流れ
- 関係者1人1人のタスク
- 業務における課題
- 業務の所要時間
関係者から情報収集していくと、ルールが存在しないなどのケースもあるでしょう。そのような場合は、部門長と相談しながら業務プロセスを決めていきます。
ワークフロー図を作成する
業務プロセスを洗い出したらワークフロー図を作成します。 ワークフロー図を作成することで、業務の一連の流れがイメージしやすくなります。
ステップの図形や人物のアイコン、矢印を用いて、誰が見ても視覚的にわかりやすいワークフロー図を作成しましょう。
関係者に協力を得ながら業務プロセスに抜け落ちがないか、改善の余地がないかなど聞き、ワークフロー図を作成します。
ワークフローの説明をする
ワークフロー図を作成したら、関係者に共有して説明します。
ワークフローを改善した場合は、なぜ変更する必要があるのか、どれぐらい業務効率化できるのか丁寧に説明をしましょう。
相手に納得してもらうことで、業務の流れを変えてもスムーズに進められるようになります。
新しいワークフローが便利かどうかを調べるために、トライアル期間を設けて社内メンバーからフィードバックを得ることで、より良いワークフローを作れるようになります。
ワークフローを作る際のポイント
ワークフローを作成する際のポイントは3つあります。
承認フローを理解する
ワークフロー図を作成するためには、承認フローを理解しておくことが大切です。なぜなら、承認パターンには5パターンあるためです。これらを理解しておかなければ、ワークフローは作成できないため、覚えておくようにしましょう。
- 直列型：申請者→上司→経理と一方通行のもの
- 並列型：複数名の承認者が同時に承認を行うもの
- 条件分岐型：条件により承認者が変わるもの
- マトリックス型：複数の部門の関係者が関わるもの
- 指名型：申請承認に最も適した人を指名して承認するもの
承認フロー図について詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。 関連記事：『【図で解説】承認フローの見直しで業務効率化！改善方法を解説！』
時間軸を一方通行にする
業務プロセス図を描くときは、時間軸を一方通行にしてどのように業務が流れていくか理解できるようにしましょう。
つまり、横型の図であれば左から右、縦型の図であれば上から下に業務が流れ行くようにまとめます。
差し戻しなど手戻りする場合は、矢印の色を変えるなど工夫することで、時間軸が理解しやすくなります。
関係者がわかりやすいようにまとめる
ワークフローは、関係者が一目見ただけで業務の流れが把握できるようにしておくことが大切です。
一目でわかりやすいワークフローを作成しておけば、自分がどこに関与しているのか、必要な情報を取捨選択しやすくなります。
例えば、ワークフローの開始と終わりには色を付ける、記号を統一するなど工夫することでわかりやすい図を作れるようになります。
ワークフローを作る際に役立つツール
ワークフローを作る際に役立つツールには「Excel」「描画ツール」「ワークフローシステム」があります。
Excel
Excelの基本図形や矢印を利用すれば、簡単にワークフローを作成できます。
日頃からMicrosoftのExcelを利用している人は慣れ親しんでいるため難しく感じずに済むでしょう。
インターネット上ではExcelのワークフロー作成に便利なテンプレートも配布されています。これらのテンプレートを使用すれば、わかりやすいワークフローが作成できるようになります。
興味がある方は、ぜひテンプレートをダウンロードしてみてください。
描画ツール
描画ツールにも、基本図形や矢印などが用意されているためワークフローを作成できます。
描画ツールの操作方法に慣れなければいけませんが、デザイン性の高いワークフローを作成できます。Excelでは物足りない人におすすめです。
しかし、多くの描画ツールは日本語対応ではないため、使いづらさを感じてしまうかもしれません。
国内で多くの人に利用されているcanvaにも描画ツールがあります。そのため、使いやすさを重視したい方はcanvaがおすすめです。
ワークフローシステム
ワークフローシステムには、ワークフロー設計機能が搭載されています。そのため、キャンパスにイラストを描く感覚でワークフローを描くことができます。複雑な承認フローも簡単に作成できることが魅力です。
ワークフローシステムの魅力は、ワークフローを描いて書類フォーマットを用意するだけで、業務アプリが開発できることです。そのため、紙ベースの業務を電子化したいという方はワークフローシステムの利用をおすすめします。
consentFlowによるワークフローの作り方
ワークフローシステムconsentFlowを利用すれば、キャンパスにイラストを描く感覚でワークフローを描くことができます。
- ワークフロー設計
- フォーム作成
- 連携
- 公開
とステップを踏むことで、誰でも簡単にアプリを開発することができます。
複数人の同時承認、代理承認、部門を跨いだ承認など複雑なワークフローにも対応しています。そのため、業務プロセスの見直しと一緒にデジタル推進したい方におすすめです。
consentFlowでデジタル化を行えば
- ①オンライン手続き
- ②進捗状況の確認
- ③文書保管
- ④セキュリティ強化
ができます。
無料トライアルも提供しているため、ワークフローを作成したい方は、ぜひ体験してみてください。
まとめ
ワークフローとは、業務の一連の流れをいいます。
組織で働くと1人で完結できる業務は少なく、他のメンバーとの連携が欠かせません。複数人が関わる業務についてルール、流れを決めておくことで生産性を上げていけます。
また、業務プロセスを可視化することで改善することも可能です。そのため、業務が滞るなど悩みを抱えている方はワークフローを作成してみてください。
もし、描いたワークフローをもとに業務アプリを作りたいという方は、ワークフローconsentFlowを体験してみてください。誰でも簡単に業務アプリを作れます。YouTubeでもアプリの作り方をご紹介しているため、ぜひ見てみて下さい。