ワークフローシステムの自作方法！複雑なシステムを簡単に作ろう | ワークフローアプリのローコード開発concentFlow

「自社に合ったワークフローシステムを作りたい…」「部門を跨いだ承認や代理による承認など複雑なワークフローシステムを作りたい…」とお悩みを抱えていませんか？

今回はワークフローシステムを自作する方法をご紹介します。

申請・承認プロセスでは、進捗状況が把握できないなどの悩みが出てきがちですが、それらの悩みを解決する方法までご紹介しています。そのため、ワークフローシステムを自作したい方は、この記事をお読みください。

[はじめに]ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認手続きを効率化するためのシステムです。Web上で申請・承認を行うことで「申請」「承認」「決済」のスピードを上げられます。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムの主な機能には、次のようなものがあります。

• 申請・承認：自社の承認フローを設定できる
• 管理：申請・承認の状況を一元管理する
• 通知：申請・承認漏れなどを通知する
• 検索：申請データを検索する 回覧：必要な人に文書を回して意見交換をする

 

ワークフローシステムについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。

関連記事：『ワークフローシステムとは？主な機能と効果、導入方法まで徹底解説！』

ワークフローシステムを自作する前の注意点

無料でワークフローシステムを自作する方法として、次のような方法が紹介されています。

• Googleフォームを使用する
• Excelを使用する
• Teamsを使用するなど

どれも無料の方法ですが、申請・承認プロセスでは「進捗管理が把握できない」「承認漏れが出てしまう」などの悩みが出てきます。

これらの悩みを解決できなければ、根本的に意味がありません。そのため、申請・承認プロセスで起こりうる課題を解決できるツールを使用することを推奨します。

ワークフローシステムを自作する方法

ここでは、ワークフローモデラー搭載型ローコード/ハイブリッドツール「consentFlow」でワークフローシステムを自作する方法を説明します。自社の業務プロセスに合ったワークフローシステムを簡単に自作できます。

1.ワークフローシステムの基本の作り方を理解する

まずは、ワークフローシステムの基本の作り方を理解します。

ワークフローモデラーで作成した「承認フロー」 フォームビルダーで作成した「Webフォーム」 2つを紐づけることで、ワークフローシステムを簡単に作れます。

ブラウザ上で動作するconsentFlowデザイナーのローコードツールを使用すれば、誰でも簡単に作成できます。

2.ワークフローモデラーで承認フロー図を描く

次に、ワークフローモデラーで承認フローを作成します。consentFlowであれば、キャンバス上に絵を描くように承認フロー図を描けます。承認フロー図の描き方は以下の通りです。

1. 部門レーンを設置する
2. 部門レーンの中に申請・承認のステップを配置する
3. 各ステップを矢印で繋げる
4. 完了ボタンや却下ボタンを設置する
5. 各ステップに申請者や承認者をアサインする
6. 作成した承認フローをJSONデータで出力しアプリに反映させる

ワークフローモデラーで承認フロー図を描く方法について知りたい方は、下記の記事をお読みください。

関連記事：『スタートガイド①ワークフローモデラーで承認フローを構築してみよう』

3. フォームビルダーで申請書を作成する

フォームビルダーで申請書を作成します。

左側にあるフィールドを選択してドラッグ＆ドロップするだけで申請書を作成できます。 レイアウトも簡単にできます。

consentFlowはレスポンシブ対応なので、PC・スマホに合ったフォームを表示されるため、特に意識する必要はありません。

フォームビルダーの申請書のJSONデータで出力しアプリに反映させたら完了です。

ワークフローシステムを自作するコツ

ワークフローシステムを自作する際のコツは3つあります。

ワークフローシステムを作成する目的を明確にする

ワークフローシステムを作成する目的を明確にすることで「どのような方法でワークフローシステムを作成すべきか？」「どのようなものを作成するか？」が明確になります。

ワークフローでは、次のような課題が発生しがちです。

• メールやチャットで申請・承認する際に送信相手を間違えた
• セキュリティ対策が不十分で情報漏洩した
• 申請・承認フローの進捗状況が把握できない
• 申請時の不正や偽造を見つけづらい
• 申請・承認のためにオフィスに出社しなければならない

そのため、申請・承認の集約機能やログ管理機能など多機能なツールを選ぶことをおすすめします。

承認フローの情報収集・情報整理を行う

ワークフローシステムを作る前に、社内の承認フローの情報収集・情報整理を行い、改善点を洗い出しましょう。

情報収集	社内の承認フローの情報を収集する 申請・承認のステップ 担当者 時間 ステップの問題点 ステップの改善点
情報整理	社内の承認フローの承認フロー図で整理する
改善点の洗い出し	承認フローの改善点を洗い出す RPA。システム連携などで業務を自動化する

承認フローの情報収集・情報整理の方法については下記の記事で詳しく解説しています。

関連記事：『承認フロー図の描き方！描くために必要な図形も踏まえて解説』

プロコードでカスタマイズする

ローコードツールを使用すれば、誰でも簡単にワークフローシステムを自作できます。

ローコードツールで「もう少しアレンジがしたい」という場合に、ツールの制約により実現できないケースが出てくるかもしれません。

しかし、ローコードツール/プロコードツールのハイブリッド型であれば、自社に合ったアレンジができます。そのため、自社に合ったワークフローシステムを自作したい方は、ローコード/プロコードツールを導入してみてください。

プロコードとローコードの違いについて詳しく知りたい方は、下記の記事を併せてお読みください。

関連記事：『ローコードとプロコードを活用したハイブリッド開発のススメ』

ワークフローシステムを自作するなら「consentFlow」

自社に合ったワークフローシステムを自作したい方は「consentFlow」をご利用ください。ここでは、consentFlowの特徴を簡単にご紹介します。

申請・承認の管理機能 

     

consentFlowで申請・承認をすると、申請者・承認者にメールが飛びます。

consentFlowには、申請・承認の管理機能があり、申請・承認の状況を一覧で把握することが可能です。そのため「申請・承認の進捗状況がわからない…」などの悩みを解決できます。

多彩な権限設定

consentFlowは多彩な権限設定ができます。そのため、申請関係者だけが申請内容を閲覧できるようにしたり、特定の承認者のみがフォーム編集できるようにしたりなど、権限を自由に設定できます。

職位による自動承認者設定

consentFlowは、職位による自動承認者設定ができます。人事異動などで承認者が変わるころもありますが、その度に承認者を設定し直すのは想像以上に大変です。

しかし、承認者を職位で指定しておけば、その職位に配属された人が自動的に承認者となります。そのため、人事異動や組織改革のために承認者を設定し直す必要はありません。

監査証跡機能

consentFlowは、監査証跡機能が搭載されています。

申請・承認の履歴以外にも、フィールドに入力した情報の変更も全てログとして残せます。誰がいつどの項目を変更したのか把握できるため、申請時に不正・改竄を見つけることが可能です。

外部システム連携

高度なプログラミングを必要とする基幹システム、クラウドなど外部システムの連携も可能です。

例えば、Microsoft TeamsとconsentFlowを連携すれば、コミュニティツール上で申請・承認ができるようになります。

レスポンシブ対応

consentFlowはレスポンシブ対応（スマートフォン対応）しています。そのため、営業先や出張先など出先から申請・承認が行えます。申請・承認のためにオフィスに出社する必要がなくなるため、働き方改革におすすめです。

フォームテンプレート

consentFlowには、フォームテンプレートが用意されています。そのため、フォームをイチから作成せずに済みます。テンプレートをそのまま使用したり、カスタマイズしたりすることが可能です。

まとめ

今回はワークフローシステムを自作する方法をご紹介しました。部門を跨いだ承認や代理による承認など複雑なワークフローシステムを作りたい…という方はツールを使用することをおすすめします。

consentFlowを使用すれば、キャンバスに絵を描くような直感的な操作で誰でも簡単にワークフローシステムが自作できます。

デモ体験をご用意していますので、ご興味がある方はぜひお問い合わせください。

>>consentFlowのデモ体験はコチラ