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申請フォームとは？重要性や作成方法、ポイントまでわかりやすく解説
申請書を電子化するために、闇雲に申請フォームを作成していませんか？
実は申請フォームを工夫して作成すると、申請・承認を効率化できて、意思決定スピードを上げられます。また、申請内容の追跡ができて監査にも役立ちます。さまざまなメリットがあるため、申請フォームを工夫して作成しましょう。
今回は申請フォームについてわかりやすく解説します。
申請フォームの重要性を知った上で、正しい手順で作成できるようになるため、記事を読んでみてください。
申請フォームとは
申請フォームとは、ユーザーが特定の申請を行うために入力するフォームです。 申請に必要な情報を入力して、関連資料を添付して申し込みます。
申請フォーム経由で送信されたデータはデータベースに自動で保存されるため、承認者はデータの検索、追跡が容易に行えるようになります。
つまり、申請フォームは、申請・承認を円滑に行うための必須ツールです。
社内では休暇申請、経費精算、プロジェクト変更など、さまざまな申請を行わなければなりません。
これらの申請・承認をスムーズにしたい場合は、申請フォームにこだわりましょう。
申請フォームの重要性
申請フォームは5つの観点から重要と言えます。
申請フォーマットを統一化できる
申請フォームを利用すれば、申請フォーマットを統一化できます。
フォームの入力項目や入力方法が固定化し、データの一貫性や統合性を担保することで、データ分析が容易に行えるようになります。
また、法的要件に基づいた情報収集にも申請フォームが有効的です。
法律で定められたルールに従って、必要な情報を集められるため、コンプライアンス強化ができます。
申請書の入力ミスを防止できる
申請フォームを利用すれば、入力ミスを防ぐことができ、申請・承認で手戻りがなくなります。
なぜなら、申請フォームには（1）データ検証機能（2）自動入力機能など便利な機能があるためです。
データ検証機能を活用すれば、電話番号やメールアドレスが正しく入力されているか、存在するものと合致するかをチェックしてもらえます。不適切なデータ入力を即座に識別し、エラー表示してくれるため、申請前の入力ミスを撲滅できます。
自動入力機能を使えば、関連情報を自動転載してもらえて、手入力する必要がありません。つまり、手入力によるヒューマンエラーを防げます。
追跡と監査がしやすくなる
申請フォームで送信されたデータは、データベースに自動的に保存されます。
データベースに保存されたデータは検索可能で、特定の情報を瞬時に見つけられるようになります。
また、「いつ」「 どこで」「誰が」「何を入力したか」の履歴を残すことも可能です。そのため、不正の防止、監査業務の効率化を図ることもできます。
意思決定のスピードを上げられる
申請フォームを利用すれば、申請書の作成を効率化できます。
データベースに保存されたデータは一貫性や統合性を担保しているため、データ探索、過去の履歴の追跡も容易になります。
また、データベースに保存されたデータを活用した分析も可能です。 つまり、申請・承認の業務効率化、社内情報の把握がしやすくなるため、意思決定スピードを上げられるようになります。
セキュリティ対策ができる
紙ベースの申請・承認はセキュリティ的に大変危険です。申請書類を紛失してしまうなど人的ミスで情報漏洩してしまうことがあります。
また、机上に申請書を置き忘れて、他の従業員に見られてしまうという事故も起きがちです。 このようなセキュリティ事故は申請業務を電子化することで防げます。
申請フォームの作成方法
申請フォームは4STEPで作成できます。
- STEP１：目的を明確にする
- STEP２：申請項目を洗い出して整理する
- STEP３：申請フォームを設計する
- STEP4：申請フォームのテスト・公開
ここでは、各手順について詳しく解説します。
STEP１：目的を明確にする
まずは、申請フォームの目的を明確にしましょう。
社内では休暇申請、経費精算、プロジェクト変更など、さまざまな申請業務があります。
どの申請業務を効率化したいのかを決めることで、どのようなフォーム（必須項目、任意項目、デザイン）を作成すべきかイメージできるようになります。
STEP２：申請項目を洗い出して整理する
次に申請フォームの必須項目や任意項目を洗い出して整理します。
リストアップした項目に対して重要度を記して、必須項目と任意項目に分けます。その上で、関係者（管理者、IT部門、法務部門）と協議して漏れがないかを確認してください。
法的な要件や規制に違反していないかを確認してもらえば、コンプライアンスを遵守できるようになります。
STEP３：申請フォームを設計する
協議内容を参考にしながら、申請フォームを設計します。
申請者の入力負担を軽減するために、テキストボックス、チェックボックス、ラジオボタン、ドロップダウンリストなど適切な入力フィールドを作りましょう。
必須項目にはマークを付けて、任意項目と区別すると、入力の負担を軽減できます。
STEP4：申請フォームのテスト・公開
申請フォームを設計後、何人かのユーザーにテストしてもらい、入力しやすいか意見をもらいます。
可能な限り、さまざまなユーザーにテストしてもらい、フィードバックをもらいましょう。 テストを終えたら、申請フォームを公開します。
申請フォームの作成のポイント
ユーザーの入力負担を軽減するためのポイントは５つあります。
入力項目数を最小化する
申請フォームの入力負担を軽減するために、必須項目であるかを吟味して入力項目数を最小化しましょう。例えば、ソフトウェアダウンロード申請の場合、次のように入力項目を最小化することができます。
Before:名前、部署、役職、電話番号、メールアドレス、使用目的
After:メールアドレス、使用目的
入力タイプを選択する
申請フォームの入力負担を軽減するために、適切な入力タイプを選択することが大切です。入力タイプには、さまざまなタイプがあります。
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タイプ |
特徴 |
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テキストボックス |
自由にテキストを入力できる |
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ドロップダウンメニュー |
あらかじめ設定されている項目を選択するだけ |
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チェックボックス |
一つ以上の項目を簡単に選択できる |
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日付ピッカー |
カレンダーから日付を選べる |
|
スライダー |
数値範囲を簡単に選択できる |
エラーチェック機能を活用する
エラーチェック機能は、申請書の入力ミスや入力漏れ、不備を発見する機能です。
ユーザーが申請情報を間違えて入力したら、即座にエラー表示されて承認依頼前に修正できます。
エラーチェック機能を活用すれば、申請・承認の差し戻しの頻度を減らせます。
自動入力機能を活用する
自動入力機能とは、ユーザーが一度入力した個人情報（名前、住所、電話番号など）を記憶しておき、似たようなフォームを使用する際に自動入力できる機能です。
自動入力機能を活用すれば、申請フォームの入力負担を軽減できます。
また、ユーザーの現在地を利用して、住所フィールドなどを自動的に埋めたり、ユーザーアカウントに基づいて、登録情報をフォームに反映させたりすることも可能です。
ユーザビリティに考慮する
ユーザーが簡単に、迅速に申請できるようにユーザビリティに考慮しましょう。
とくに考慮したいことは、ＰＣだけでなくタブレットやスマートフォンでも申請しやすいものを作ることです。
タッチフレンドリーなデザイン、スクロールを最小限にして小さな画面でも読みやすいレイアウトを心がけておくと、場所を問わず申請・承認できるようになります。
申請フォームを利用する際の注意点
申請フォームでは、ユーザーに個人情報を入力してもらうため、
個人情報保護のために万全の次のようなセキュリティ対策を講じるようにしましょう。
|
SSL暗号化 |
データを暗号化してインターネットを介した送信時のセキュリティを確保する。 |
|
アクセス制限 |
適切な認証と権限付与によって、機密データへのアクセスを制御する。 |
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脆弱性管理 |
定期的なソフトウェア更新とパッチ適用により、システムのセキュリティ脆弱性を最小限に抑える。 |
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マルウェア対策 |
アンチウイルスソフトウェアを使用して、マルウェアによる攻撃からシステムを保護する。 |
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ファイアウォールの設置 |
不正なアクセスを防ぐため、内部ネットワークと外部ネットワークの間にファイアウォールを設置する |
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侵入検知システム (IDS) |
異常なトラフィックや活動を検出する |
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データバックアップ |
データの定期的なバックアップを行い、災害やデータ損失から迅速に復旧できるようにする |
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多要素認証 (MFA) |
2つ以上の認証方法を要求する |
また、ヨーロッパの一般データ保護規則（GDPR）など各国でデータ保護法が存在し、法律に違反するとペナルティが課せられます。そのため、万全のセキュリティ対策を講じている申請フォーム作成ツールを使用してください。
エンタープライズセキュリティについて知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『エンタープライズセキュリティとは？8つの対策方法について解説！』
まとめ
申請フォームとは、ユーザーが特定の申請をするために入力するフォームです。
紙の申請書を電子化すれば、申請ミスを防止できたり追跡と監査がしやすくなったりします。
申請・承認を効率化できて、意思決定スピードを上げることも可能です。 そのため、申請フォームの作成方法とコツを押さえた上で作成するようにしてみてください。
consentFlowは、ワークフローシステムと申請フォーム作成ツールが一体化したツールです。ローコード／プロコード対応のため、プログラミングがない方でも業務アプリが簡単に作成できます。
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