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大手企業向けワークフローシステム5選！各製品の特長を解説
大企業は組織が多層化していたり、属人化していたりするため、申請・承認まで時間がかかります。
「申請・承認フローを効率化し、迅速な意思決定ができれば…」「法令や規制に従った申請・承認を簡単に行えれば…」と考えたことがある方もいるのではないでしょうか？
このような要望を叶えられるのが、大手企業向けワークフローシステムです。 今回は大手企業向けワークフローシステムを5つご紹介します。
システム導入時の注意点まで解説しているため、導入を検討されている方は、この記事をお役立てください。
大手企業向けワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、申請、承認、決裁のプロセスを効率化するためのシステムです。
申請・承認業務を簡潔にすることで、業務効率化、迅速な意思決定などが期待できます。
さまざまな製品が登場していますが、大企業が導入しているワークフローシステムには、6つの特徴があります。
【大企業向けワークフローシステムの特徴】
- 条件分岐や並列承認、代理承認の設定など複雑な承認フローに対応していること
- 独自の商習慣に対応するため、システムをカスタマイズできること
- IPアドレス制限や二段階認証などの高度なセキュリティ対策を実装できること
- 「誰が」「いつ」「何をしたか」のログを取得できて、監査に対応できること
- 人事異動や組織改編後も、所属コード、職位コードなどを設定することでそのままワークフローが使用できること
- 多くの従業員が使用するため、操作性に優れていること
- ワークフローは、企業活動を支える基盤です。
そのため、自社に合うワークフローシステムを導入することをおすすめします。
主な機能
大企業向けワークフローシステムとして必要とされる代表的な機能には、以下のようなものがあります。
- ワークフロー設計機能
- フォーム作成機能
- 参照・編集等の権限設定
- 監査証跡機能
- 他システムとの連携機能
- 多言語対応
- マルチテナント対応
- 督促メール機能
ワークフローシステムについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『ワークフローシステムとは？主な機能と効果、導入方法まで徹底解説！』
大手企業向けワークフローシステム5選
複雑な承認フローに対応している大手企業向けワークフローシステムを5つほど取り上げ、各製品の特長を交えてご紹介します。
オートメーションが標準搭載「kickflow」
出典元：『kickflow(キックフロー)』
kickflow(キックフロー)は、2020年に誕生したワークフローシステムです。
中堅・大企業に導入されているシステムです。 組織図のバージョン管理や組織図の異動予約、など細かい設定ができるため、人事異動や組織改編時に慌てることがありません。
REST APIとWebhookを活用し、ERPや基幹システム、SaaSとの連携も可能です。
標準機能でオートメーションが搭載されていることが大きな特徴で「取引先申請が承認完了したら、取引先マスタに登録したい」といった業務効率化も実現できます。
400種類以上のフォームテンプレート有り「AgileWorks」
出典元：『AgileWorks』 AgileWorksが中堅企業や大企業に選ばれている理由は、未来組織の先付けメンテナンス（事前設定）が行えることです。
役職の管理や書類の引き継ぎ、権限の譲渡などの組織改編にも柔軟に対応できます。
ノーコードツールのため、IT知識がない方でもドラッグ＆ドロップで承認フローを設定し直せます。
サポート体制が充実していたり、フォームテンプレートが400種類以上あるため、ゼロからフォームを作る必要もありません。
製品機能を拡張できるSDKを提供しているため、アドオン開発によって、マスタデータや既存の各種システムとの連携もできます。
申請・承認に関するデータが取得可能「楽々WorkflowII」
出典元：『楽々WorkflowII』 楽々WorkflowIIは、住友電工情報システムが提供しているワークフローシステムです。
大手企業を中心に900社以上に導入されています。全社利用、部門をまたぐ業務フロー、統一基盤にも伸縮自在なワークフローシステムとなっています。
大きな特徴は、申請・承認に関するデータを取得できることです。
たとえば、ある業務の承認フローにおいて、どのステップで時間がかかっており、目標とどれぐらい乖離しているか把握できます。そのため、申請・承認フローの改善がしやすいです。
全ての機能を無料トライアルで試せる「MAJOR FLOW ワークフロー」
出典元：『MAJOR FLOW ワークフロー』
MAJOR FLOW ワークフローは、パナソニックグループが開発したワークフローシステムです。大企業に導入されています。
複雑な申請、承認フロー、決裁規定を再現でき、根回し機能や合議機能など申請・承認の手間を省く機能も搭載されています。
大きな特徴は、全ての機能がトライアルで試せることです。そのため、自社に合ったワークフローシステムなのかを確かめられます。
ローコードとプロコードで開発ができる「consentFlow」
出典元：『consentFlow』
consentFlowは、ローコードとプロコードで自社に合ったアプリを開発できるツールです。
ノーコードツールやローコードツールでは「自社の要件を満たさない…」というお客様の声をヒントに開発しました。
簡単なワークフロー、Webフォームはローコードで、複雑なワークフロー、Webフォームはプロコードで開発できます。
自社にピッタリ合うワークフローシステムを探していて、エンジニアも開発できる環境が欲しいとお考えの方におすすめの製品です。
consentFlowでワークフローシステムを自作する方法については、下記の記事で詳しく解説しています。
関連記事：『ワークフローシステムの自作方法！複雑なシステムを簡単に作ろう』
大手企業向けワークフローシステム導入する際のポイント
大手企業向けワークフローシステムを5つご紹介しましたが、自社に合うものを選ぶためのポイントを押さえておきましょう。
部門を横断して要件定義を行う
大手企業がワークフローシステムを導入する場合は、部門を横断して要件定義を行う必要があります。
なぜなら、各部門で業務プロセスが異なることがあるためです。
ワークフローで一定の要件を定めつつも、各部門の要件に柔軟に対応できるシステムを選んだ方がよいでしょう。
要件定義を定めることで「既存システムと連携できるものを選べばよいのか？」「プロコードで開発できるものを選べばよいのか？」の判断がつくようになります。
社内体制に見合うシステムを選ぶ
ワークフローシステムを導入する場合は、社内体制に見合うシステムを選ぶことが大切です。
中堅企業・大企業の場合はIT管理部門があるかと思いますが、誰が主にワークフローシステムを利用するかで、システムを選ぶことが大切です。
例えば、プログラミング知識がない人にアプリを開発させたい場合は、ローコード・プロコードがおすすめです。
一方で、高度な要件が出てきそうな場合はプロコードでも開発できるものを選んだ方がよいでしょう。そのため、社内のリソースに合ったものを選ぶようにしましょう。
万全のセキュリティ対策がされているものを選ぶ
情報漏洩しないように、ワ－クフローシステムのセキュリティにはこだわりましょう。
データの暗号化、アクセス制御、監査ログの機能に対応出来ることが必須です。法令や業界規制（GDPRやSOX法など）に準拠した形で、適切にデータを管理・保護できるシステムを選ぶようにしましょう。
ベンダーのサポート体制を確認する
システム導入後のサポートも重要です。トラブルシューティングやアップデート対応、将来的な機能追加の際に、ベンダーが適切に対応できるサポート体制が整っていることを確認しましょう。 サポートを受ければ、システムが浸透しやすくなります。
まとめ
大企業が導入しているワークフローシステムは、条件分岐や並列承認、部門間での承認、代理承認の設定など、より複雑な承認フローに対応していることが求められます。
大企業向けのワークフローシステムは全部で5つご紹介しました。
各製品で特長が異なりますが、選ぶ際に大切なポイントは4つあります。
- 部門を横断して要件定義を行う
- 社内体制に見合うシステムを選ぶ
- 万全のセキュリティ対策がされているものを選ぶ
- ベンダーのサポート体制を確認する
4つのポイントを踏まえることで、自社に合った製品がどれか判断できるようになります。
「consentFlow」は、ノーコードとプロコードでアプリケーションが開発できることが大きな特徴です。
社内で高度な要件が出てきそうな場合や、ノーコードやローコードの制約を受けたくないという方は、ぜひ「consentFlow」を体験してみてください。