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備品購入申請とは？備品調達を遅らせないための対策はある？
「高額な備品購入をしたいけれど、どのような申請・承認経路かわからない…」「備品調達で支障が出ないように承認をスムーズに行いたい…」とお悩みを抱えていませんか？
今回は備品購入申請について解説します。備品調達を遅らせないための対策方法までご紹介しているため、ぜひ業務フローの見直しをしてみてください。
備品購入申請（稟議）とは
備品購入申請（稟議）とは、必要な備品を購入する際に必要な承認を得るための手続きです。備品購入の正当性を証明して予算を確保してもらいます。
また、企業における無駄な支出を減らし「何をいくらで購入するのか」という情報の透明性を図るための手続きとなります。
備品購入申請の目的
- 備品購入の必要性を伝えて、関係者から承認を得る
- 申請・承認フローで、予算オーバーを防ぐ
- 申請・承認フローが標準化されて意思決定スピードを上げられる
- 備品購入に関する記録を残しておき、監査やレビューに備える
備品購入申請書の記載方法
備品購入申請書には、以下の内容を記載します。
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購入品 |
備品の名称・型番・数量・単価・合計金額を記載する |
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購入先 |
備品の購入先を記載する |
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支払日、支払方法 |
備品調達に間に合う支払日、支払方法を記載する |
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購入理由 |
備品を購入する目的を記載する |
承認を得るためには、備品を購入する目的をはじめ、その商品を厳選したことをアピールすることが大切です。
また、導入によるメリットとデメリットの両方を提示しましょう。
備品購入申請でよくある失敗＆対策方法
備品購入申請方法が悪くて備品調達が遅れることもありますが、主な原因は4つです。ここでは、備品購入申請でよくある失敗＆対策方法をご紹介します。
備品購入申請書の入力ミス
備品購入申請書で金額や小計の入力ミスがあると、承認者から申請書が差し戻されてしまいます。差し戻しが発生すると、承認が遅くなります。
数字の打ち間違いや桁数の間違い、小計の自動計算が行われないエクセルを使用するなどで入力ミスが起きがちです。
また、メールで備品購入申請を行うと「購入品」「購入先」「支払日」「支払方法」「購入理由」などの記載漏れが起きます。
備品購入申請書テンプレートを使用する
備品購入申請書テンプレートを使用すれば、「購入品」「購入先」「支払日」「支払方法」「購入理由」などの記載漏れを防げます。
また小計は自動計算で求められるようにしたり、購入先はドロップ＆ダウンで選択できたりするテンプレートを作成すれば、入力ミスを減らせるでしょう。
備品購入申請書テンプレートがあれば申請書の書き方を統一できます。
承認に時間がかかる
備品購入金額により、承認フローが変わるケースが多いです。例えば、10万円以内の備品購入の場合は経理部門の承認のみで済むものの、10万円以上の備品購入は直属の上司、経理部門の承認が必要となることがあります。
備品購入金額により承認フローが変わるケースの場合、上司が備品購入申請書に気付かず承認が遅れてしまうなどの問題が出てきてしまうのです。
承認ワークフローを構築する
備品購入金額により承認フローが変わる場合は、ワークフローを構築しておくと便利です。
10万円以内の備品購入の場合…経理部門の承認のみ
10万円以上の備品購入の場合…直属の上司、経理部門の承認のみ
ワークフローを構築しておけば、金額別で承認者に申請を送ることができるため「誰に申請するんだっけ？」と迷わずに済みます。
また、承認者のメールアドレスやチャットツールに申請通知が届くため、備品購入申請書に気付かず承認が遅れてしまう問題を防止できます。
承認漏れが発生する
承認者が上司の場合、承認漏れが発生してしまうことがあります。承認漏れが起きる主な原因には次のようなものが挙げられます。
計画策定やリスク管理などの他の業務に集中していて忘れてしまう 月100件以上の承認をしなければならず、抜け落ちが出てしまう
承認漏れが発生すると業務が停滞します。それだけでなく、上司にイライラするなど職場の人間関係も悪化し仕事のモチベーションも低下するため注意してください。
関連記事：『上司の承認が遅い原因と対策方法！ストレスなく仕事を回すコツ』
承認待ちを一覧表で管理する
上司の場合、承認漏れが発生してしまうことがあります。画策定やリスク管理などの他の業務に集中していて忘れてしまうなどは仕方がないことです。
しかし、ワークフローアプリやシステムを活用して承認待ちを一覧表で管理すれば、隙間時間に承認業務が行えます。また、承認待ち管理表を見る習慣を身に付ければ、承認漏れも失くせます。
申請・承認状況が把握できない
「備品購入申請をしたけれど返事が来ない…」「備品調達したい日までに承認はもらえるのだろうか…」と気になる状況は強いストレスを感じます。
エクセルやメールでは、申請・承認の進捗状況が把握できません。経理部門や上司に状況を確認したり催促したりしなければならず、コミュニケーションロスが発生します。
また、複数名の承認を得る場合は、誰の場所で止まっているかすら分かりません。
申請状況を管理する
ワークフローアプリやシステムを活用すれば、申請・承認状況を把握できるようになります。自分の申請書がどこで止まっている状況なのかを把握することが可能です。
「備品購入申請をしたけれど返事が来ない…」「備品調達したい日までに承認はもらえるのだろうか…」という不安を払拭できます。
備品購入申請書を保存する場所がない
備品購入申請書には保存義務がありません。
しかし、企業における無駄な支出を減らし「何をいくらで購入するのか」という情報の透明性を図るための証拠資料となるものなので保存すべきものです。
監査やレビューに備えて、該当する申請書にアクセスできる状況にするのが望ましいですが、管理が難しいと悩む方が多く見受けられます。
電子データ化して保存する
ワークフローアプリやシステムでデータを保存しておけば、監査やレビューに備えた体制が作れます。
該当する申請書にアクセスできる状況にしておけば、社内トラブルが起きたときに原因追求しやすくなります。
ガナバンス強化したい方は、備品購入申請書も保存しておくようにしましょう。
備品購入申請アプリを簡単に作れる「consentFlow」
consentFlowはローコード＋プロコードで、誰でも業務アプリが開発できるアプリケーションです。備品購入申請アプリも3STEPで開発できます。
- ワークフロー図を描く
- Webフォームを作成する
- ワークフロー図とWebフォームを連携させる
備品購入申請アプリの詳しい作り方を知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『』
「consentFlow」には備品購入申請フォームのテンプレートをご用意しています。テンプレートをそのまま使用することも可能です。
まとめ
備品購入申請（稟議）とは、必要な備品を購入する際に必要な承認を得るための手続きです。大切な手続きですが、承認に時間がかかりストレスに感じることもあるようです。
この記事では、備品購入申請アプリを開発して申請・承認をスムーズする方法をおすすめしました。スムーズな申請・承認を目指したい方は、誰でも簡単にアプリが開発できる「consentFlow」を体験してみてください。