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稟議書の電子化とは？メリットやワークフローシステムの選び方まで解説
「稟議書の管理が煩わしいのでどうにかしたい…」「ワークフローを導入したいけれど、さまざまな意思決定に役立てられるのだろうか…」と悩んでいませんか？
今回は稟議書の電子化について解説します。
この記事を読めば、稟議書を電子化する効果や、自社に合ったワークフローを導入できるようになります。そのため、煩わしい稟議にお悩みを抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
稟議書の電子化とは
社内で何かを導入したい場合は、その旨を説明する書類を作成して、上司や関係者の承認を得なければなりません。このような手続きを「稟議」といいます。
稟議は日本特有の風習で欧米などには存在しません。
紙ベースで稟議を行うとさまざまな課題が発生します。
- 稟議書の確認が遅れる
- 稟議書を紛失してしまう
- 複数名から同時に承認をもらえない
- 承認者の出張時に承認してもらえない
- 申請や承認の進捗状況を把握できない
- 情報漏洩してしまう恐れがある
- 意思決定スピードが遅くて指定期日に決裁が間に合わない
このような問題は、ワークフローシステムを導入して稟議書を電子化することで解決できます。
ワークフローシステムについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『ワークフローシステムとは？主な機能と効果、導入方法まで徹底解説！』
稟議書の電子化の重要性
稟議書の電子化は3つの観点から重要です。
VUCA時代の到来
日本経済の低迷や少子高齢化により、年功序列や終身雇用形態が崩壊しつつあります。このような事態を想像できたでしょうか？
東日本大震災や新型コロナウイルスのような災害が起きたり、AIが登場して働き方が変化したりと予測不能な出来事が続々と起きています。
このような変化の激しい時代を生き抜くためには、意思決定スピードが重要となります。そのため、稟議書の申請・承認をスムーズに行えるように手続きを電子化する必要性が出てきました。
電子帳簿保存法の施行
電子帳簿保存法により、決算関係書類や各種帳簿の電子保存が義務化されました。 稟議書は電子保存の義務化の対象ではありません。
しかし、稟議書は取引を始めた経緯を把握するための重要な資料のため証憑書類として大切に保管しておくことで、ガバナンス強化できます。そのため、電子帳簿保存法の施行を機会にワークフローを導入した方もいます。
ガバナンスへの注目
2000年以降に日本企業にてガバナンスが注目されるようになりました。なぜなら、粉飾決算や労働基準法違反といった不祥事が相次いだためです。
SNSの普及により会社の不祥事は瞬く間に拡散する恐れがあります。
不祥事が発覚してしまえば、企業信用力が低下して企業存続も難しくなってしまうでしょう。このようなリスクがあるためガバナンス強化に取り組む企業が増えてきたのです。
ワークフローを使用して、稟議書の電子化を行えば、書類を一元管理できるだけでなく閲覧権限による情報漏洩の防止ができます。
また、ログで履歴を確認できるため、不正が発覚した際も問題を特定しやすくなります。
稟議書を電子化するメリット
稟議書を電子化すると7つのメリットがあります。
申請・承認の負担を軽減できる
稟議書の電子化を行えば、申請・承認の負担を軽減できます。
;例えば、申請業務は書類フォーマットに必要な情報を入力するだけです。
データ検証にて入力ミスがないかを自動判定してもらえるため差し戻しが起きにくくなります。
一方で、承認する際はボタンを押すだけです。
ワークフローシステムでは、承認待ちの申請書が蓄積されていくため、稟議書の探索にも時間がかかりません。
スマホでの承認もできます。このように、申請・承認の負担を軽減できることも、手続きを電子化するメリットです。
意思決定スピードを上げられる
稟議書の電子化を行えば意思決定スピードを上げられます。なぜなら、複数名の承認者に対して同時に承認を促せるようになるためです。
また、承認者の出張時などは代理承認が利用できるようになります。
同時承認や代理承認を利用すれば、申請・承認が滞るのを防げて意思決定スピードを上げられます。
稟議は日本特有の風習で欧米などには存在しません。海外進出などを目指す際は、意思決定スピードを上げることが重要です。
稟議書を電子化すれば、意思決定スピードを高められてビジネス競争力を上げていけます。
書類の保管スペースを削減できる
稟議書を電子化して、サーバーで一元管理すれば書類の保管スペースを削減できます。保存義務のある書類、年に数回しか使用しない書類を保管しておく場合はスペースが必要です。
また、全てを書類で保管しておくと紛失リスクが上がります。探している稟議書をどこに片づけたか忘れてしまうと探すのも一苦労です。このような問題も、稟議書を電子化してサーバーで管理することで解決できます。
内部統制の強化が行える
稟議書の電子化は内部統制の強化にも有効です。上場企業または関連企業は監査法人の監査を受けなければなりません。監査では会計情報だけではなく業務フローなどもチェックされます。
ワークフローシステムで申請・承認ができるようにしておけば、各業務をどのようなプロセスで進めているか伝えやすくなります。
開示情報として求められたら、瞬時に対応できるため安心できるでしょう。そのため、内部統制の強化を行いたい場合はワークフローの導入がおすすめです。
不正行為に原因を追究できる
ワークフローシステムには監査証跡機能が付いています。監査承認機能とは、承認履歴や申請内容の変更履歴を証跡として保管する機能です。
つまり、誰がどのように申請内容を変更したか全てを証跡として残すことができるため、データ改ざんなど不正行為があった際に原因を追究できるようになります。
セキュリティを強化できる
ワークフローシステムを利用して、稟議書を電子化すれば書類の紛失を防げるようになります。
また、ワークフローシステムは閲覧権限の付与ができて、指定した人しか稟議内容を閲覧できないようにすることができます。そのため、社内の人に稟議内容が見られて情報漏洩するなどの心配も不要です。
また、アクセス状況も把握できるため、不正アクセスされていないかをチェックできます。そのため、セキュリティ対策の一環としても有効です。
企業で取り扱うIT資産（またはデータ）を脅威アクターから保護するための総合的な取り組みであるエンタープライズセキュリティについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『エンタープライズセキュリティとは？8つの対策方法について解説！』
リモートワークを促進できる
ワークフローシステムを導入すれば、リモートワークを推進しやすくなります。
社内で何かを導入したい場合は上司や関係者の承認を得なければなりません。
交通費申請や備品購入申請、休暇申請など多岐に渡りますが、メールでやりとりすると承認漏れが起きてしまいがちです。
しかし、ワークフローシステムであれば申請・承認を一元管理ができます。そのため、リモートワークでも円滑に申請・承認が行えるようになります。
稟議書を電子化するデメリット
稟議書を電子化するデメリットも3つあります。
システム障害が発生する恐れがある
システムトラブルやネットワーク障害が発生した場合、ワークフローが停止するリスクがあります。
申請・承認ができずに業務に悪影響を及ぼしてしまうかもしれません。
システムトラブルやネットワークが滅多に発生するものではありませんが、万が一に備えて緊急時の対応方法を決めておくようにしましょう。
コストがかかる
稟議書の電子化にはワークフローシステムを導入する必要があります。そのため、ワークフローの代金（初期費用＋月額費用）を支払わなければなりません。
稟議書を電子化すれば書類の印刷が不要になったり、業務効率化が図れたりするため費用対効果を得れば元を取れますが、初めて導入する人はコストの負担を感じてしまうでしょう。
システム操作のトレーニングが必要になる
従業員がワークフローシステムを操作できるようになるためには操作方法などトレーニングが必要です。
ワークフローシステムを導入しても、従業員が使用できなければ意味がありません。
従来の方法から新しい方法に切り替える際には、何でもトレーニングが必要となります。そのため、ワークフローシステムを導入してから運用まで安定するまで時間がかかると理解しておきましょう。
ワークフローシステム導入を失敗させたくない方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『ワークフローシステムのデメリット6つ！導入失敗を防ぐ対策方法を紹介』
稟議書を電子化するためのシステムの選び方
稟議書を電子化するためにはワークフロー導入が必要です。ワークフロー導入の効果を得るためにも、自社に合ったシステムを導入しましょう。ここでは、稟議書を電子化するためのシステムの選び方をご紹介します。
操作性が優れているか
ワークフローシステムを導入しても、従業員に利用してもらわなければ意味がありません。
多くのベンダーがワークフローシステムの無料トライアル（デモ体験）を提供しています。
気になるシステムを見つけた際は無料トライアルを申し込み、従業員に操作をしてもらいましょう。そして、従業員が操作しやすいと感じたワークフローを契約すれば満足できます。
複雑なワークフローに対応できるか
大企業の承認フローは、部門を跨いだり本社・支社を行き来したりなど複雑になりがちです。
さまざまなワークフローが登場していますが、複雑な承認フローが設定しやすいものを選ぶようにしましょう。
キャンパス上にイラストを描くだけで複雑な承認フローを設定できる高性能ワークフローエンジンが搭載されているものであれば、複雑な承認にも容易に対応できるようになります。
申請フォームが追加しやすいか
ワークフローシステムを使用していると、自社に合った申請書を利用したくなるかと思います。そのため、ワークフローシステムにて申請フォームを追加しやすいかを確認しておきましょう。
- 豊富なテンプレートが用意されており、自社オリジナルにカスタマイズできる
- Excelをインポートするだけで申請フォームを作成できる
- ノーコードとプロコードでフォームを開発できる
3つを満たしたワークフローシステムであれば満足できます。
稟議書の電子化におすすめのconsentFlow
ワークフローシステムconsentFlowは、高性能ワークフローエンジンが搭載されています。キャンパスに承認フローを描き、申請書を用意しておくだけで誰でも簡単に業務アプリを開発できます。
部門、拠点を跨ぐ複雑な承認システムを簡単に作れるため、大企業向けのワークフローシステムをお探しの方におすすめです。 無料トライアルを提供しているため、ぜひ体験してみてください。
まとめ
稟議書を電子化しないと、申請の承認漏れや書類の紛失などのトラブルが起きて、意思決定スピードが遅れてしまいます。
指定期日までに決裁ができなければ、ビジネス機会が得られなくなるでしょう。
VUCA時代の到来で、ビジネスでは意思決定スピードの重要性が増してきています。そのため、意思決定スピードに課題を感じている方は、これを機会に稟議書を電子化してみてください。