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上司の承認が遅い原因と対策方法！ストレスなく仕事を回すコツ
「承認待ちの状態が長く、プロジェクトが滞りがちだ…」「意思決定スピードが遅くてビジネスチャンスを逃している…」とお悩みを抱えていませんか？
上司の承認が遅くてイライラして、ストレスがたまるという方もいるでしょう。
しかし、工夫次第で上司の承認スピードを上げることができます。
今回は上司の承認が遅いと原因と対策方法について解説します。承認が遅くて悩んでいる方は、この記事を読んでみてください。
上司の承認が遅い原因
まずは、上司の承認が遅い原因をご紹介します。
他の業務に集中している
上司は戦略立案や計画策定、リスク管理、マネジメントなど、さまざまな業務を行っています。そのため、申請書の承認を後回しにしてしまうことがあります。
本当に社内で問題が発生した場合は、上司は迅速に対応しなければなりません。
原因を解明して対応しなければ業務が停滞してしまいます。このように、他の業務の優先順位が高いとき、上司の承認が遅くなります。
承認件数が多すぎる
上司の役職や所属する部署にもよりますが、承認件数が月50～100件以上にも及ぶことがあります。
日常的な承認には、経費精算や休暇申請などがあります。
これらは、従業員数が多い部署、出張頻度が高い部署の場合、承認件数が多くなりがちです。
週次・月次の承認には予算管理に関する承認を行います。
また、緊急時の対応として承認が求められることもあります。 承認件数が多い場合は、どうしても承認が遅れてしまいがちです。
承認作業に手間がかかっている
申請内容に不備がある場合、上司は部下に対して理由を説明して差し戻ししなければなりません。
このような承認作業に手間がかかると、どうしても承認が遅れてしまいます。
また、大きな予算を動かす場合など、慎重に判断しなければならないときも遅れがちです。
このような場合は複数の承認者が絡んでいることが多いため、承認が遅れてしまいます。
承認作業を忘れている
上司は戦略立案や計画策定、リスク管理、マネジメントなど、さまざまな業務を行っています。そのため、スケジュールが忙しくて承認作業を忘れてしまうことがあります。
承認依頼の通知が送られても、他の大量のメールや通知に紛れてしまうと見逃すことが多いです。
緊急対応している場合、リマインダーを確認する時間はありません。通知やリマインダーの見落として抜け落ちてしまい、承認が遅れてしまいます。
上司の承認が遅いと発生する問題
上司の承認が遅いと、さまざまな問題が発生します。
業務が停滞する
上司の承認が遅れると、業務が停滞します。
上司の承認待ちの状態になると、その後の工程に進めず作業ができなくなります。
例えば、営業部門で顧客に提出する提案書の承認がもらえないと、説明しに行けません。
顧客に提案するまでに時間がかかると、競合他社に顧客が奪われるなど、ビジネスチャンスを逃してしまうことになります。
部下のモチベーションが低下する
部下は仕事を円滑に進めたいと思っている中で、上司の承認が遅いことで業務が停滞するとモチベーションが落ちてしまいます。
また、申請の承認を後回しにされてしまうと「この業務は必要ないのでは？」「どうして後回しにされてしまうんだろう？」と思うようになります。
さらに「上司は自分を大切にしてくれない」と感じるようになり、仕事のモチベーションが低下してしまうのです。
ステークホルダーに迷惑をかける
上司の承認が遅いと、工程全体が遅延して納期に影響が出てしまいます。
顧客や取引先が希望している納期に間に合わなければ、信頼関係に悪影響を及ぼしてしまいます。
納期が守られないことは滅多にありませんが、顧客や取引先に対いて、回答待ちさせてしまうケースは多いです。回答待ちに時間がかかると「この会社とは、円滑に取引できない」と思われて、取引が終了してしまいます。
ビジネス競争力が低下する
上司の承認が遅いと、意思決定のスピードも遅くなります。ビジネス環境に変化があっても、迅速に対応できません。
承認が遅れることで、他社との連携や新規のビジネスチャンスを逃してしまうこともあるでしょう。
また、上司と部下の関係がギクシャクすると、仕事が円滑に回らなくなります。
上司の承認が遅いことへの対策方法
上司の承認が遅いと、さまざまな悪影響が出るため対策をしましょう。ここでは、上司の承認が遅いことへの対策方法をご紹介します。
優先度・緊急性を伝える
上司の承認が遅いことに不安を感じる場合は「優先度」と「緊急性」を伝えましょう。
上司は多くの業務をこなしており、全ての優先度を把握するのは難しい状況です。
そのような状況の上司に「の承認がないと〇〇プロジェクトの進行が遅れ、納期に影響が出ます」「取引先との契約締結が遅れるため、今週中の承認が必要です」と理由を説明して、「〇〇までに承認いただけると助かります」と期限も添えると、優先的に処理してもらえるようになります。
期日を指定してリマインドを設定する
上司は多くの業務をこなしており、承認業務を後回しにしてしまうことも珍しくありません。そのため、「〇〇までに承認いただけると助かります」と期限も添えた上で、リマインドを設定しておきましょう。
承認期日の3日前にリマインドメールを飛ばせば、スケジュール通りに物事が進みます。
部下が上司に都度リマインドメールを送るのは、想像以上にストレスです。 そのため、リマインド機能が搭載されているワークフローシステムを利用しましょう。
代理承認者を立てるなど申請・承認を見直す
上司の承認が遅いことが深刻な問題となっている場合は、代理承認者を立てるなど、承認フローを見直しましょう。
上司が唯一の承認者となっている場合、出張中など承認が滞り業務が進まなくなります。
このような遅延を防ぐために、一定の条件下で代理承認者を設けておくと業務が円滑に回るようになります。
上司の業務が逼迫している場合などは、申請・承認フローの見直しを行い、負担を軽減してあげましょう。
代理承認者を立てる方法について詳しく知りたい方は、下記ページをご覧ください。
ＰＣ・スマホで承認できるようにする
上司が承認しやすいように、ＰＣだけでなくタブレットやスマートフォンから承認できるワークフローシステムを利用しましょう。
ＰＣでしか承認できない場合、上司が会議中や外出中に承認ができません。
制約により、承認作業が後回しになり、結果的に承認の遅延が発生してしまうのです。
このような問題は、ＰＣだけでなくタブレットやスマートフォンから承認できようにすれば解決できます。
この方法を採用する場合は、申請・承認の通知機能があるワークフローを使うことをおすすめします。
申請・承認を一元管理する
上司は、経費申請、出張申請、休暇申請、プロジェクト変更申請などの承認を行わなければならず、別々のシステムを利用して承認している場合は負担となります。
また、承認業務が抜け落ちてしまいます。
この問題を防ぐために、申請・承認を一元管理しましょう。
申請・承認を一元管理すれば、未処理の案件がどれだけあるのかを把握しやすくなり、見落としや承認漏れが防げるようになります。
承認依頼を全て集約して一覧表示できる機能について詳しく知りたい方は、下記ページをご覧ください。
ビジネスチャットで承認できるようにする
ワークフローとビジネスチャットを連携させて、ビジネスチャット上で申請・承認ができる状態にしておけば、承認依頼を見逃さずに済みます。
ビジネスチャットで申請・承認をすれば、タイムリーに対うできるようになり、承認スピードを上げることができます。
業務の流れが途切れさせず、全体の業務効率を大幅に改善したい方におすすめの方法です。
ＲＰＡで金額チェックを自動化する
上司の承認スピードを上げるために、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を使うのも効果的です。
例えば、経費精算では上司の承認が必要ですが、申請金額が合っているかを確認する作業は手間がかかります。
RPAを導入して金額チェックを自動化すれば、上司が申請金額が合っているかを確認せずに済み、決済スピードが上げられます。
申請・承認業務を効率化したいという方は、RPAを上手く活用しましょう。
入力ミスを防止する
上司の申請スピードを上げるためには、申請内容の不備を失くすことが大切です。
申請内容に入力ミス、不備があると差し戻しをしなければなりません。
上司は申請者に修正や再提出を依頼することになり、プロセス全体が滞る原因となります。 そのため、入力チェック機能や自動入力機能を活用して、申請フォームの入力ミス、不備を失くすようにしましょう。
下記の記事では、承認フローの見直し方を解説しています。合わせてお読みください。
関連記事：『【図で解説】承認フローの見直しで業務効率化！改善方法を解説！』
まとめ
上司の承認が遅い原因は、承認件数が多すぎたり、緊急の対応に追われていたりとさまざまです。そのため、上司の業務負担を少しでも軽減させてあげることが、承認スピードを上げる近道となります。
案件を一元管理でき、スマホから承認できるワークフローや、ビジネスチャットで承認できるワークフローを導入すると承認スピードを上げられます。
この記事でご紹介したものは、全てconsentFlowで実現できます。そのため、承認スピードを上げたい方はconsentFlowを体験してみてください。