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【図で解説】承認フローの見直しで業務効率化！改善方法を解説！
「承認フロー」の最適化に悩んでいませんか？スムーズな業務進行と意思決定のスピードアップは企業の成長に欠かせません。
しかし、承認フローでスムーズな業務進行と意思決定のスピードアップができないと悩む方は非常に多いです。 そこで、今回は承認フローについて解説します。
承認フローの見直しで業務効率化するためには(1)承認フローの基本を押さえる(2)申請・承認の課題を解決することが大切です。
こちらに関して解説しているため、承認フローの見直しにお役立てください。
承認フローとは
承認フローとは、申請して承認を得て決裁されるまでの道筋をいいます。
承認フローが必要な理由は3つあります。
- 誰が決裁したのか明確にして、責任の所在を明らかにする
- 承認プロセスを策定して、申請・承認することで業務効率化を図る
- 承認プロセスを可視化することで不正を防ぐ
経費精算や契約締結など、さまざまな業務で承認フローは活躍します。
承認フローのパターン
承認フローは業務内容により、さまざまなパターンがあります。
ここでは、承認フローの代表的なパターンを5つご紹介します。
承認フローは「業務内容」「組織構造」「承認時間スピード」「正確性」を考慮して、自社の状況に合ったものを選択しましょう。
直列型
直列型はシンプルな承認フローです。承認フローが直線的でわかりやすく、進捗状況が把握しやすいです。
しかし、承認者が多くなると申請から決裁まで時間がかかります。前に戻り承認を再度を行うことが難しいなど柔軟性に欠けます。
図の通りで、申請者⇒上司⇒経理と順番に承認されます。そのため、経費精算などにおすすめの承認フローです。
承認者の追加
直列型の承認フローを作成しておき、承認者の追加ができるようにしておけば、より慎重な判断ができるようになります。
追加承認者が関与することで、リスクを軽減することが可能です。
しかし、追加承認者により、承認フローが複雑になる恐れがあります。
並列型
並列型は複数名の承認者が同時に承認を行う並行処理型の承認フローです。
同時に承認することで、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます。また、複数名が同時に判断することで、多角的な視点から評価することが可能です。
しかし、承認フローが複雑になり管理が難しくなります。また、意見が食い違う場合は調整が必要になるため、全会一致で次の承認ステップに遷移するのか、多数決で決定されるのかなどのルールを検討します。。
条件分岐型
条件分岐型とは、申請内容や金額などによる承認ルートが分岐する承認フローです。例えば、経費申請で50万円以上の場合は部門長による承認、50万円以下であれば経理担当者による承認と柔軟に対応できるようになります。
しかし、条件分岐後の差戻先をどこにするのか、など承認フローが複雑になりがちです。また、条件分岐の設定が複雑になるケースも多いです。
マトリックス型
マトリックス型は、複数の部門の関係者が関わる承認フローです。それぞれの部門から承認を得るために用いられる承認フローです。
例えば、新商品の発売に関して、営業部と法務部から承認を得る場合などに使用します。 マトリックス型は、部門間の連携できることがメリットです。どの部門が、どのような理由で承認したいかが明確にできて意思決定の透明性が高まります。
しかし、承認フローが複雑になりがちです。
指名型
指名型とは、申請承認に最も適した人を指名して承認を行う承認フローです。
直列型や並列型のように決まった承認ルートで承認を行うのではなく、承認者を指定します。指名型は緊急性の高い案件に対して、迅速な対応が可能です。
しかし、指名基準や統制の管理が複雑になる恐れがあります。
承認フローの課題
承認フローを回すとさまざまな課題が出てきます。ここでは、よくある承認フローの課題を4つご紹介します。
情報漏洩の恐れがある
不適切な承認方法だと情報漏洩する恐れがあります。
申請内容が情報漏洩してしまうと、企業の信用失墜や法的問題に繋がりかねないため、適切な対策を講じましょう。
<失敗事例>
- 紙の申請書を紛失してしまった
- メールを意図しない相手に送信してしまった
- ワークフローシステムのセキュリティ対策が不十分だった
進捗状況が把握しづらい
承認フローを回すと「申請の承認はどこまで進んでいるのか？」「どこで承認が止まっているのか？」が気になることがあります。
進捗状況が把握できないと、業務の進捗が遅れてしまう可能性があります。「いつになれば、承認されるのだろう？」とストレスにもなるため改善しなければなりません。
<失敗事例>
- 紙ベースで申請・承認しているため、進捗状況が把握しづらい
- メールでやり取りして情報が散逸して、抜け落ちが発生している
- 複数のシステムを利用しており、全ての申請・承認を把握しづらい
申請の不正・偽造を見つけづらい
申請の不正・偽造は見つけづらいです。
例えば、経費精算で経費を追加計上したり、実際より高額な金額で申請するなど虚偽の情報で申請をされることもあるでしょう。
また、近年は申請者や承認者のなりすましの事件も多発しています。 不正行為が発覚した場合、企業イメージが大きく損なわれ信頼を失う可能性があります。
しかし、申請の不正・偽造を見つけづらいなどの悩みが出てきます。
<失敗事例>
- 紙ベースの申請・承認で書類の改ざんがされていた
- 承認者の中抜きの事件が起きた
- セキュリティ対策が足りずに、なりすましの事件が起きた
業務効率化に繋げられない
承認フローを作成することで業務効率化を図るつもりが、複雑な承認ルートで「どの部署に回すべきかわからない」「どこで承認が止まっているのか気になる」などの問題が発生して業務が停滞してしまうケースも多いです。
<失敗事例>
- 複雑な承認フローを作るときに時間がかかる
- 申請・承認のためにオフィスに行かなければいけない
- 複数のシステムを利用して「起動」「申請」「承認」に時間がかかる
承認フローの課題を解決する方法
承認フローの課題をご紹介しましたが、工夫することで解決できます。ここでは、ワークフローシステムconsentFlowで課題を解決する方法をご紹介します。
申請業務をデジタル化する
ワークフローシステムconsentFlowを導入すれば、申請業務をデジタル化できます。
ワークフローシステム内で申請・承認を行えば、書類を紛失することはありません。
システム上で検索すれば、申請書類、申請状況を瞬時に把握できます。
またクラウドサーバーにデータを保存しておけば、親会社と子会社で情報共有、申請・承認することも可能です。
進捗状況を可視化＆一元管理する
ワークフローシステムconsentFlowは「承認待ちのもの」「承認するもの」を一元管理することができます。
未対応の件数はポップアップで表示されるため承認漏れなどを防げます。
Microssoft TeamsやSlackなどと連携すれば、チャットツール上で承認することも可能です。
申請日・承認日・申請者を記録に残す
ワークフローシステムの監査証後機能を使用すれば、「いつ」「誰が」「修正したのか」履歴が残るため、データ改竄などの不正を防止できます。
トラブルが起きたとき、履歴でどこに問題が発生したのか特定することが可能です。内部統制が強化されることで、企業の信頼性と社会的な企業イメージの向上に貢献します。
複雑な承認フローを作成できるシステムを利用する
承認フローを作成する際に「代理承認」「職位による自動承認者設定」「部門毎の承認処理」など複雑なフローを簡単に作成できるワークフローシステムを利用すると便利です。
例えば、職位による自動承認設定があれば、人事異動時にワークフローを設定し直す手間が省けます。 ワークフローシステムconsentFlowであれば、複雑な承認フローも簡単に設定できます。
スマホ・タブレットで承認できるようにする
PCだけでなく、タブレットやスマホで申請・承認ができるようにすれば、外出先や自宅から申請・承認作業ができます。
申請書を提出するためにオフィスに出向く、文書に押印するためにオフィスに出向くなどの必要がなくなり、生産性を上げられます。
拡張性が高いワークフローシステムを活用する
拡張性が高いワークフローシステムを活用すれば、素早い意思決定が行えるようになります。
例えば、決裁完了後に基幹システムへSQLコマンドによるデータ書き込みの自動化ができたり、他システムAPIやRPAによる連携で更なる業務効率化が図れます。
まとめ
承認フローでスムーズな業務進行と意思決定のスピードアップするためには2つのコツがあります。
1つ目が、承認フローのパターンを理解して、「業務内容」「組織構造」「承認時間スピード」「正確性」を考慮して、自社の状況に合ったものを選択することです。
2つ目が承認フローを回す際にある課題を把握して対策することです。 承認フローの課題はワークフロー搭載型ローコードツール「consentFlow」で全て解決できます。そのため、承認フローにお悩みの方はデモ体験を試してみてください。